Smart Office : le bureau du futur est un lieu à tout faire
Le mode de travail des Suisses s’est durablement transformé à grande vitesse. Résultat : les adeptes du travail hybride sont aujourd’hui plus nombreux. Autrement dit, toutes ces personnes accomplissent une partie de leur temps de travail au bureau, et le reste à distance, que ce soit à leur domicile ou ailleurs. Le bureau classique doit s’adapter à l’univers du travail hybride, c’est-à-dire compléter les manques du bureau à domicile et répondre à des besoins individuels. Il existe différentes raisons de se rendre au bureau. Certains viennent au bureau pour travailler sans être dérangés. D’autres préfèrent travailler entre leurs quatre murs, mais acceptent de se déplacer pour rencontrer l’équipe. Le bureau doit devenir un lieu à tout faire – point de rencontre pour les uns, refuge pour les autres.
De nouvelles opportunités pour les revendeurs spécialisés
Près de 80 % des employés de bureau souhaitent travailler chez eux, ne serait-ce qu’à temps partiel (GFS, mai 2020, en allemand). Être un employeur attractif, cela signifie aller au-devant des attentes des individus et autoriser une certaine souplesse – ce qui est plus facile à dire qu’à faire. Les entreprises sont conscientes de l’importance de ce changement. Mais le chemin est un défi. De nombreuses opportunités s’offrent ici aux revendeurs spécialisés.
Le bureau classique : un modèle en voie de disparition
Dans le bureau classique, chaque salarié a une place attitrée. Les postes individuels et les bureaux occupent la majeure partie de l’espace. Les points de rencontre et les salles de réunion correspondent plutôt à des concepts secondaires, que l’on a toujours mis en œuvre, jusqu’à présent, selon le principe du « autant que nécessaire » et « le moins possible » pour des raisons de coûts.
Le bureau du futur doit compléter les manques du « home office », c’est-à-dire être un lieu de travail, et aussi de rencontres. Aujourd’hui, le terme « bureau » évoque des échanges, un sentiment d’appartenance à une équipe, des prises de décision collectives.
Tous les membres du personnel ne seront plus nécessairement présents. Ce n’est donc pas étonnant si le poste de travail partagé se répand de plus en plus dans les bureaux.
La solution réside en partie dans le poste de travail partagé
Avec le modèle du poste de travail partagé (également appelé « shared desk » ou « flexible office »), les salariés n’ont plus un poste attribué, mais en choisissent un chaque jour. Les surfaces de bureau sont dès lors exploitées de façon plus rationnelle, et il n’y a plus de postes inoccupés. Pour autant, il faut bien comprendre que la mutualisation des postes n’est qu’une composante du modèle de l'espace de travail moderne. Puisqu’il n'est pas possible de personnaliser le poste de travail, il convient d’aménager dans les bureaux des zones où l’on se sente chez soi.
Le concept de poste de travail partagé s’inscrit dans un modèle global, qui peut inclure d’autres aspects comme le bureau à domicile, des espaces de créativité et des zones de tranquillité.
Source : Handelszeitung (en allemand)
Le desk sharing demande une certaine organisation. Comment garantir que chaque collaborateur disposera d’un endroit pour travailler au bureau le jour de son choix ? La plupart des sources distinguent entre deux formes de mutualisation, avec d’un côté le hot desking et, de l’autre le desk hoteling.
- Hot desking : avec ce système, il n’y a pas de postes attitrés et il n’est pas possible de réserver un poste. L’entreprise n’a pas besoin de mettre en place une organisation pour la réservation des postes. Cette variante ne peut toutefois fonctionner que si le nombre de personnes présentes peut être évalué, ou si on le restreint. Mais cela ne ferait que déplacer la charge de travail liée à l’organisation.
- Desk hoteling : cette formule permet de réserver à l’avance des postes grâce à un système logiciel de gestion central. Bon nombre de solutions de desk hoteling s’intègrent dans les calendriers Google et Microsoft Outlook et offrent la possibilité de réserver des salles de réunion. Les systèmes d’hoteling pourvoient à un maximum de confort et de prévisibilité puisque les postes peuvent être retenus à l’avance. Un
- Hot desking avec indicateur local de disponibilité : le système local de notification de disponibilité pourrait séduire tous ceux qui ne voudraient pas supporter les frais d’installation et de fonctionnement d’une solution d'hôtellerie, mais qui souhaiteraient néanmoins pouvoir signaler la disponibilité d’un poste de travail ou d’une salle de réunion.
Le bureau du futur devient plus social
Bien sûr, le bureau aura toujours vocation à soutenir la concentration et la productivité au travail. En revanche, la composante sociale sera beaucoup plus importante à l’avenir. Le bureau devra favoriser les échanges directs, ainsi que le sentiment d’appartenance à un groupe chez les salariés. Mais il faudra repenser la culture du bureau proprement dite. Les réunions, ainsi que les pauses et déjeuners en commun, compenseront la solitude du travail à domicile si l’on tire parti de cette opportunité pour leur conférer un caractère d’évènement propre à renforcer la cohésion des équipes.
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